メール見ましたか?

私は電話で「メールを見ましたか?」と聞かれると苛立ちます。メールは電話の数分前に送られていることが多いです。今日のビジネス界では、あまりにも多くのプロフェッショナル達がメールに対応し、1日の終りに受信ボックスが綺麗になっていることに達成感を感じていることに危機感を持っています。私の過去のブログを読んでいただければ、私はメールが嫌いなのではなく、的確に使うことを推奨していることが分かると思います。メールは使用方法・目的を間違えると、生産性の低下や失敗に繋がります。

デスクにいる時に、1日に送受信するメールの数、そして削除したり不要なメールの数を見てください。その多さに驚くと思います。ほとんどのプロフェッショナルは毎日達成すべき特定のタスクや作業、結果があります。それらを毎日達成できているか、1日のほとんどをメールの返信に費やしているか正直に考えてください。成功するためには、いつ、そして効果的にメールを使用する方法を理解する必要があります。メールは電話が繋がらない場合や(常に留守電にメッセージを残し、メールを送ることを知らせましょう)、ポイントや作業項目の確認、複数の当事者とのやりとり、承認等で使用します。緊急に回答が必要な場合や、簡単な会話で得られる回答や情報の場合は不向きです。対面や電話でのコミュニケーションの良い点は、その場で回答を得られることにあります。もし最初の連絡がメールだった場合、返信が遅れたり、しなかったりという可能性が非常に高いです。そして、フォローのメールを送り続けるという悪循環に陥ります。

実際に給料を得ている仕事に集中するため、メールの効果的な使用方法と共に、オフのタイミングも知っておく必要があります。営業なら、結果を出すことで給料を得ているはずです。メールは素晴らしいツールですが、上顧客を持ってきてはくれません。これは全てのプロフェッショナルに共通するので、仕事で何を求められているのか、どのような結果に基づいて給料を得ているのかを再確認してください。毎日受信ボックスを空にすることに基づいてのボーナスやプロモーションはありません。

ここで、もう一度「メールを見ましたか?」に戻ります。もし誰かの回答が必要な場合は、電話を掛けてください。ほとんどの人は1日中メールをしているわけではありません。1日中メールに対応していて、すぐに返信をくれるはずだと期待しているということは、あなたは人々が仕事をしており、メールへの返信は仕事で成功することの一部ではないということを理解していません。

ですので、必要な時にサポートとしてメールを使用することにして、誰かの回答が即座に必要な場合は電話を掛けてください。全員が何が起こっているかに関わらず返答してくれるでしょう。そして、それこそがあなたの望むものであるはずです!

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