フォーカス(集中)

私達がより効率的に行動するための技術が、集中できていないと生産性を低下させるものになってしまいます。Google検索では、「フォーカス(集中)」は下記のように定義されています。

集中
<名詞>
1.興味や活動の中心
2.明確な視覚的定義を有する、又はそれを生成する状態又は質
<動詞>
1.光の状態に適応し、はっきり見ることができる
2.特に注意を払う

今回は、「フォーカス(集中)」に焦点を当てたいと思います!私達は毎日Eメールをチェックすることから1日を始めます。もちろん、メールのやりとりは非常に重要ですが、ほとんどの場合、他の人が仕事を完了するためのリクエストに応えている事になります。そして、LinkedInやFacebookのメッセージはどうでしょうか。注意しないと、貴重な時間を投稿や記事、写真などにイイネをしたりシェアしたりして潰すことになります。そして気づいたらランチタイムになりデスクに戻ると、このサイクルを繰り返すことになったりします。そして‘、共有カレンダーでスケジュールがオープンな場合、同僚からミーティングのリクエストを受けることもあります。

生産的、効率的に日常業務をこなし成功するためには集中しなければなりません。それでは、何に集中すればいいのでしょうか。注意散漫になるのを避け、集中するポイントをご紹介します。

集中するポイント

1. KPIとベンチマーク
あなたの仕事では、短・長期的に成功するための特定の業務がありますか?もしあるなら、その業務だけを行う時間を作り、カレンダーにセットしてください。十分な時間をとり、確実にその業務だけを行ってください。

2. 計画
あなたは、今後数日、数週間または数ヶ月で完了しなければならないレポート、プロジェクト、又はタスクがありますか?ある場合は、いくつか測定可能なマイルストーンを設定し、その業務を期日までに完了するようにしましょう。これらの期日を守り、早く完了するようにします。それぞれのマイルストーンを完了することにより、最終的な期限までに確実にタスク等を完了することができます。

3. コラボレーション
あなたの仕事の一部は他の人に拠る所がありますか?ある場合は、同僚、ベンダー、またはクライアントと協力し、責任、やるべきこと、成果物、そしてもちろんマイルストーンをマッピングしてください。常にモニタリングし問題があったり起こりそうな場合は、ミーティングの場を設け、新しいタスクを設けたりプランを見直しましょう。

4. 模倣
部門や会社にあなたと同じか同様の仕事をしている同僚はいますか?もしいる場合は、成功している人を探し、ランチに誘い、どんな業務に優先的、重点的に取り組んでいるか聞いてみてください。他の人がどのようにフォーカスし、実行しているか学べますし、自身のモチベーションにも繋がります。

5. 電話
コミュニケーションツールとして常に一番に電話を使いましょう。Eメールは電話に出なかった時、または議論したことを確認するためのものです。

注意を逸らすものを避ける

1. Eメール
私はEメールを気が散るものだと思っていますし、必ず終わらせなければならないタスクに取り組んでいるときは避けるべきだと思っています。仕事のメールを受信できる携帯やタブレットがあるので、毎朝通勤途中にチェックすることができます。気が散るので、デスクについたとたんにメーラーを開かないで下さい。携帯があるので、もし緊急の場合は電話が鳴るでしょう。1日を通して何回かはメールチェックをすべきですが、時間を掛けるべきではありません。

私が気が狂いそうになるのは、同僚がデスクを訪ねてきたり、電話をしてきて、「先程メールを送りました。話し合いませんか、どう思いますか、どうすればいいと思いますか」等と、まるで私が1日中メールを監視してるかのように言う時です。私は自分の仕事に集中していますし、メールを見るのは時間がある時です。常に成功していたいので、1日中事務処理やメールのやり取りをすることは生産的ではないと思っています。無視して、スケジュールが許すときに返信しましょう。

2. ソーシャルメディア
営業やマーケティングに携わっている場合、日常業務にソーシャルメディアのための「時間」が必要です。このサイバーワールドに踏み込むベストな時間は、自身の1日のタスクや業務を終えた後です。理想は帰宅途中の時間を使ってSNSにログインし、知人にハッピーバースデー、おめでとうを伝えたり、イイネしたりすることです。

3. “井戸端会議”を避ける
朝の挨拶や業務上の会話はもちろん大切です。しかし、仕事に関係ない会話には長時間参加しないで下さい。となりにおしゃべりな人がいる場合はどうでしょう?上司に席の移動を頼んだり、今は集中して仕事をしているので話せないと伝えましょう。(50回位言えば分かってもらえるはずです!)

これらの小さなヒントに従えば、もっと集中して仕事に取り組むことができます!そして日常業務を確実に完了させることができ、もしあなたが有能ならもっと成功することができるでしょう!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です