効率的な業務の遂行 [Part 2]

私達は各々毎日やるべきことを抱えています。あなたが会計士、ITプロフェッショナル、秘書または消防士であろうと、毎日生産的でなくてはなりません。人間は本質的に、最初に簡単なタスクに集中し、複雑または時間が掛かるタスクを後回しにする傾向があります。この問題は、もしあなたがこの「複雑」なタスクを同じ日若しくは週に完了できなかった場合、同じようなタスクが積み重なっていくことにあります。こうなると、できるだけ早くタスクを完了させることに集中しがちです。結果は?品質、成果も悪くなり、チャンスを逃す可能性もあるでしょう。

世の中には、時間管理と優先順位付けという同じテーマで書かれた本が無数にあります。簡単に言えば、一番複雑で時間の掛かる嫌なタスクを最初に進めるということです。聞こえはいいですが、実際には、私達が努力をしても、毎時間・毎日色々な方向に引っ張られ、毎週末同じ場所で終了する場合がほとんどです。

私に魔法のプランがあるわけではありませんが、私と他何人かが取り入れている、いくつかのヒントを共有します。

  1. Eメール。まず第一に、何かに取り組む際にはEメールを閉じてください!これは、気が散って非生産的になる一番の理由です。レポートを書くとき、セールスの電話をするとき、お客様対応をしているとき以外に別で時間を取ってください。もし本当に緊急の場合は、電話が掛かってくるので、Eメールの通知を常にオンにしていなければならないということはありません。繰り返しになりますが、タスクに取り組むときはEメールを閉じましょう。Eメールの時間を朝1時間(通勤時間)、午後1時間、そして夜1時間(又は帰宅途中)取りましょう。
  1. 電話を使いましょう。以前のブログ記事でもカバーしました。(こちら)あなたが必要な行動と回答を得る最速の方法は電話です。誰もがあなたのために時間を取るので、Eメールをチェックするのを待つ必要もありません!
  1. アウトラインとメモ。もし来月プレゼンがあったり、次の四半期末に事業報告書があったり、来年度予算を送らなければならない場合、今すぐ取り掛かってください!アウトラインとメモから始め、最低1日1時間又は週に数時間の時間を取って、アウトラインとメモを加えていってください。ゆっくり時間を掛けてタスクを完了できるだけでなく、毎回タスクに取り掛かる際に新鮮なアイデアが生まれたり、新しい視点で見ることができたりするでしょう。最悪のケースは、数日または1週間前まで取り掛からず、完了させるのに膨大な時間を掛け途方に暮れることです。(通常業務がなおざりになり、非効率の負のサイクルを生み出します)

成功するプロフェッショナルであるために、我々はすべての物事を成し遂げる必要があります。生産的で充実した就業日を送るために、積極的になり上記の3つのポイントを活用しましょう。近いうちに、全てのタスクをうまく処理でき、昇進の際に頭角を現すことができるでしょう。

充実した一日を!

マーク スミス

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